Inledning
Digital fakturahantering har blivit en nödvändighet för moderna företag som vill effektivisera sina ekonomiprocesser. Med hjälp av lösningar som attestflöden, automatkontering och OCR-tolkning kan företag spara tid, minska kostnader och förbättra noggrannheten i sin hantering av fakturor. Den här artikeln går igenom allt du behöver veta om digital fakturahantering.
Vad är digital fakturahantering?
Digital fakturahantering innebär att hantera fakturor elektroniskt, från mottagande till betalning, utan manuell hantering. Processen inkluderar flera automatiserade steg som OCR-tolkning för att läsa fakturadata, attestflöden för godkännande och automatkontering för att koppla rätt faktura till rätt bokföringskonto.
Fördelar med digital fakturahantering
Kostnadseffektivisering:
Minskade manuella arbetsinsatser och pappershantering.
Tidsbesparing:
Snabbare fakturaprocesser genom automatisering.
Minskad risk för fel:
Automatiska kontroller och matchningar minimerar mänskliga fel.
Hur fungerar OCR-tolkning i digital fakturahantering?
OCR-tolkning (Optical Character Recognition) är en teknik som omvandlar fakturor i PDF-eller bildformat till digital och läsbar data. Tekniken kan läsa av information som:
- Fakturanummer
- Belopp
- Leverantörsdetaljer
- Fakturadatum
Den här data används sedan i funktioner som automatkontering och inköpsorder-matchning, vilket förbättrar noggrannheten och effektiviteten i fakturahanteringen.
Attestflöden – Smidig godkännandeprocess
Vad är ett attestflöde?
Attestflöden är digitala processer som säkerställer att rätt personer granskar och godkänner en faktura innan den går vidare till betalning.
Fördelar med digitala attestflöden
Minskar ledtiden för fakturagodkännanden.
Skapar en tydlig spårbarhet och transparens i processen.
Eliminerar pappersbaserade godkännanden och minskar risken för förlorade dokument.
Attestflöden kan anpassas för att passa företagets struktur och integreras enkelt med system som Visma ekonomisystem, Medius och Hogia ekonomisystem.
Automatkontering – Automatisera bokföringen
Med automatikontering kopplas fakturor direkt till rätt bokföringskonto baserat på fördefinierade regler. Det eliminerar behovet av manuell kontering och säkerställer att alla transaktioner hanteras korrekt och i tid.
Inköpsorder-matchning – Säkerställ korrekt betalning
Inköpsorder-matchning är en funktion som jämför informationen på fakturan med motsvarande inköpsorder och leveransnoteringar. Den här processen minimerar risken för att felaktiga eller dubbla fakturor betalas.
Steg i inköpsorder-matchning
- Matcha fakturans belopp och detaljer med inköpsordern.
- Automatisk flaggning vid avvikelser.
- Godkännande via attestflödet.
- Integration med ekonomisystem och ERP-lösningar
Digital fakturahantering fungerar bäst när den integreras med ekonomisystem och ERP-lösningar för att skapa ett smidigt arbetsflöde.
Här är några av de vanligaste systemen:
- Medius – Specialiserat på automatiserad fakturahantering med avancerade funktioner som inköpsorder-matchning och attestflöden.
- Hogia ekonomisystem – Ett mångsidigt system som stödjer små och medelstora företag med fakturahantering.
- Visma ekonomisystem – Ett av de mest använda systemen i Norden, känt för sin användarvänlighet och integrationsmöjligheter.
- Övriga ERP-system – Andra plattformar som SAP, Microsoft Dynamics och Oracle erbjuder också kraftfulla lösningar för digital fakturahantering.
Kostnadseffektivisering genom digital faktuhantering
Digital fakturahantering erbjuder betydande kostnadsbesparingar genom:
- Minskade manuella arbetsinsatser:
- Automatiserade flöden eliminerar behovet av manuell input.
- Snabbare processer: Kortare ledtider från fakturamottagning till betalning.
- Förbättrad noggrannhet: OCR-tolkning och automatkontering minskar risken för felaktigheter.
En rapport från ekonomisystemleverantörer som Medius och Visma visar att företag kan sänka sina fakturahanteringskostnader med upp till 60 % genom att digitalisera processen.
Vanliga frågor om digital fakturahantering
Vad är OCR-tolkning?
OCR-tolkning är en teknik som omvandlar pappers-eller PDF-fakturor till digitala data för enklare hantering.
Hur fungerar automatikontering?
Automatikontering kopplar fakturor till rätt bokföringskonto baserat på regler, vilket eliminerar manuell kontering.
Vad är fördelarna med digitala attestflöden?
Ökad kontroll, tidsbesparing, minimering av påminelseavgifter