Vad är digital dokumenthantering?

Digital dokumenthantering avser system och processer som används för att digitalisera, lagra, organisera
och dela dokument. Detta eliminerar behovet av fysiska pappersarkiv och förbättrar effektiviteten och säkerheten
inom organisationer. Med hjälp av verktyg som DocuWare, E-copy och Drivve kan företag automatisera dokumentflöden,
vilket sparar både tid och resurser. OCR-tolkning gör det möjligt att extrahera text från inskannade dokument, vilket
gör informationen sökbar och redigerbar.

Fördelar med digital dokumenthantering

1. Effektivisering av arbetsflöden: Automatiserade dokumentflöden eliminerar manuellt arbete och minskar risken för mänskliga fel.
2. Förbättrad säkerhet: Med funktioner som åtkomsthantering och AD-koppling kan företag säkerställa att endast behöriga användare har tillgång till känsliga dokument.
3. Versionshantering och spårbarhet: Versionshantering gör att företag kan hålla reda på ändringar och säkerställa att rätt version alltid är i användning.
4. Miljövänlighet och kostnadsbesparing: Digitalisering minskar pappersanvändning och sparar kostnader för tryck, lagring och transport.

Nyckelfunktioner i digital dokumenthantering

• OCR-tolkning: Omvandlar skannade dokument till redigerbar och sökbar text.
• Dokumentflöden: Automatiserade flöden säkerställer att dokument skickas till rätt person eller avdelning.
• Åtkomsthantering: Definierar vem som får se, redigera eller dela ett dokument.
• AD-koppling: Integrerar dokumenthanteringssystem med Active Directory för central hantering av behörigheter.
• Digital signering: Förenklar processen för att godkänna dokument och säkerställer juridisk bindning.
• Versionshantering: Gör det möjligt att spåra ändringar och säkerställa att den senaste versionen alltid används.

Populära lösningar för digital dokumenthantering

• DocuWare: En omfattande lösning med funktioner som OCR-tolkning, åtkomsthantering och digital signering.
• E-copy: Erbjuder verktyg för dokumentdigitalisering och säker lagring.
• Drivve: Optimerar arbetsflöden med funktioner som versionshantering och AD-koppling.
• Autostore: Automatiserar dokumentinsamling och distribution.

Så implementerar du digital dokumenthantering

1. Identifiera behoven: Analysera företagets krav på funktioner som OCR-tolkning och dokumentflöden.
2. Välj rätt lösning: Välj en plattform som passar företagets storlek och arbetsflöden.
3. Utbilda personalen: Säkerställ att medarbetarna kan använda systemet effektivt.
4. Integrera med befintliga system: Använd AD-koppling och andra integrationer.
5. Övervaka och optimera: Använd kontroll- och rapporteringsfunktioner för att förbättra processer.

Vanliga frågor om digital dokumenthantering

Vad är OCR-tolkning?
OCR-tolkning gör inskannade dokument sökbara och redigerbara.

Hur fungerar åtkomsthantering?
Åtkomsthantering låter administratörer definiera vem som har rätt att läsa, redigera eller dela ett dokument.

Vilka är fördelarna med digital signering?
Digital signering förenklar godkännandeprocessen och säkerställer juridisk bindning.

Varför är versionshantering viktigt?
Versionshantering säkerställer att rätt version av ett dokument alltid används och gör det möjligt att spåra ändringar.

Vad är en AD-koppling?
En AD-koppling innebär att dokumenthanteringssystem integreras med Active Directory för att hantera användarbehörigheter centralt.